REGULAMIN KONFERENCJI „POSTĘPY
W BADANIACH BIOMEDYCZNYCH”

(stan na 01.07.2019)

​

​

1. Postanowienia ogólne

 

1. Konferencja „X Ogólnopolska Konferencja Postępy w Badaniach Biomedycznych”,  zwana dalej Konferencją,  jest organizowana przez HESA - Studenckie Koło Naukowe przy Katedrze i Zakładzie Histologii i Embriologii Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego, zwane dalej Organizatorem.

 

2. Konferencja ma zasięg ogólnopolski i swoim zasięgiem obejmuje co najmniej pięć różnych uczelni i/lub jednostek naukowych.

 

3. Konferencja skierowana jest do naukowców, lekarzy, inżynierów, diagnostów laboratoryjnych oraz studentów zajmujących się szeroko rozumianą problematyką nauk biomedycznych.

 

4. Konferencja odbywa się na terenie Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

 

5. Konferencja jest podzielona na 9 sesji tematycznych:

a. Biologia nowotworów

b. Genetyka medyczna

c. Molekularne podłoże chorób

d. Mechanizmy regulacji układu odpornościowego

e. Bioinżynieria i medycyna regeneracyjna

f. Nowe technologie biomedyczne

g. Chemia leków

h. Cytochemia i histochemia

i. Sesja różnotematyczna w języku angielskim.

​

6. Warunkiem odbycia się danej sesji jest zgłoszenie i zakwalifikowanie co najmniej 3 streszczeń przygotowanych przez co najmniej 2 różne grupy badawcze – organizatorzy zastrzegają sobie prawo do zmiany kwalifikacji streszczenia w uzasadnionych przypadkach.

 

7. Językiem obowiązującym podczas sesji jest język polski, z wyjątkiem jednej sesji różnotematycznej w języku angielskim.

 

8. Konferencja posiada swoją stronę internetową:  , zwaną dalej stroną internetową Konferencji. 

 

2. Uczestnictwo

 

1. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa jest wypełnienie formularza rejestracyjnego udostępnionego na stronie internetowej Konferencji oraz uiszczenie opłaty konferencyjnej.

 

2. Wyróżnia się 2 rodzaje uczestnictwa – pasywne i aktywne.

 

3. Uczestnik aktywny: 

a. zgłasza co najmniej jedno streszczenie poprzez formularz rejestracyjny,

b. wnosi opłatę konferencyjną najpóźniej 5 dni roboczych po otrzymaniu wiadomości o zakwalifikowaniu streszczenia,

c. wygłasza zakwalifikowaną pracę w danej sesji,

d. otrzymuje certyfikat aktywnego uczestnictwa, pakiet konferencyjny oraz karnet na lunch.

 

4. Uczestnik pasywny: 

a. zgłasza uczestnictwo poprzez formularz rejestracyjny,

b. wnosi opłatę konferencyjną najpóźniej 5 dni roboczych po otrzymaniu wiadomości potwierdzającej rejestrację,

c. otrzymuje certyfikat pasywnego uczestnictwa, pakiet konferencyjny oraz karnet na lunch.

 

5. Uiszczenie opłaty konferencyjnej odbywa się na zasadach przesłanych drogą e-mailową
wraz z potwierdzeniem rejestracji. Aplikant zobowiązany jest przesłać zwrotnie potwierdzenie dokonania opłaty konferencyjnej.

 

6. Termin rejestracji uczestnictwa pasywnego upływa na tydzień przed datą rozpoczęcia Konferencji lub w przypadku wcześniejszego wyczerpania liczby miejsc, o czym Organizator informuje na swojej stronie internetowej.

 

7. Nieuiszczenie opłaty konferencyjnej w terminie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału
w Konferencji.

​

8. Organizator nie przewiduje możliwości zwrotu opłaty konferencyjnej.

 

3. Warunki rejestracji i kwalifikacji streszczeń

 

1. Zgodnie z punktem 1.7 Regulaminu Konferencji nadsyłane streszczenia powinny być przygotowane w języku polskim lub angielskim, zależnie od sesji.

 

2. Termin nadsyłania streszczeń upływa nie później niż miesiąc przed datą odbycia się Konferencji. Dokładny termin umieszczony jest na stronie internetowej Konferencji w zakładce „Terminy”.

 

3. Organizator zastrzega sobie możliwość zmiany terminów. Wszelkie zmiany publikowane są na stronie internetowej Konferencji.

 

4. Streszczenie powinno składać się z następujących części:

a. Wstęp – maksymalnie 500 znaków

b. Cel badań – maksymalnie 200 znaków

c. Materiały i metody – maksymalnie 500 znaków

d. Wyniki – maksymalnie  500 znaków

e. Podsumowanie – maksymalnie 400 znaków.

 

5. Streszczenie nie może zawierać rycin, wykresów, rysunków oraz zdjęć. Ilość znaków liczona jest bez spacji. 

 

6. Każdy aplikujący może zgłosić jedno streszczenie w każdej sesji.

 

7. Kwalifikacja streszczenia następuje na podstawie oceny wystawionej przez recenzentów – pracowników naukowych Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

 

8. Każdy aplikujący zostanie poinformowany o wynikach kwalifikacji (do poszczególnej sesji oraz formy prezentacji) drogą e-mailową nie później niż 2 tygodnie przed terminem Konferencji. 

 

9. Organizator zastrzega sobie prawo do zakwalifikowania streszczenia do innej sesji niż wskazana
przez aplikującego.

 

10. Organizator kwalifikuje prace do sesji ustnej lub plakatowej podczas procesu oceniania streszczeń. Komitet Naukowy PBB preferuje prace oryginalne nad przeglądowymi – w przypadku zbyt dużej liczby zgłoszeń w pierwszej kolejności kwalifikowane są oryginalne prace eksperymentalne

 

11. Organizator umieszcza aktualny terminarz na stronie konferencji.

​

12. Organizator zastrzega prawo do publikacji książki streszczeń zawierającej zakwalifikowane streszczenia prac w postaci wydrukowanej oraz elektronicznej na stronie Konferencji.

 

4. Warunki prezentacji prac w sesji ustnej

 

1. Zakwalifikowane prace mają prawo zostać zaprezentowane podczas Konferencji w przydzielonej sesji.

 

2. Zgodnie z punktem 1.7 Regulaminu Konferencji prezentacja pracy odbywa się w języku polskim lub angielskim, zależnie od sesji.

 

3. Przyjętą formą wygłoszenia pracy jest prezentacja ustna wraz z przygotowanym pokazem slajdów
w programie PowerPoint™.

 

4. Każdą prezentację wygłasza jeden z Autorów pracy wskazany uprzednio w formularzu rejestracyjnym. 

 

5. Czas trwania prezentacji wynosi maksymalnie 7 minut.

 

6. Czas trwania dyskusji po prezentacji wynosi maksymalnie 3 minuty.

 

7. Kolejność wygłaszania prezentacji w danej sesji odbywa się w porządku zgodnym z programem Konferencji.

 

8. Pokaz slajdów powinien zostać przesłany Organizatorowi najpóźniej 7 dni przed datą Konferencji. Dokładny termin oraz adres nadsyłania pokazów slajdów zostaną przesłane drogą e-mailową Autorom zakwalifikowanych streszczeń.

 

9. Wszelkie zmiany dotyczące prezentacji pracy powinny zostać niezwłocznie zgłoszone Organizatorowi.

 

10. Organizator przewiduje możliwość zorganizowania sesji plakatowej. Warunki sesji opisane są w punkcie 6 Regulaminu.

 

5. Zasady przebiegu Konkursu Prac

 

1. Każda prezentowana praca zostaje oceniona przez Jury złożone z zaproszonych specjalistów
z dziedzin biomedycznych.

 

2. W każdej sesji przyznawane jest jedno wyróżnienie.

 

3. Wyróżnione prace biorą udział w Konkursie Głównym. 

 

4. W Konkursie Głównym przyznawana jest jedna nagroda dla najlepszej pracy zaprezentowanej na konferencji.

 

5. Organizator nie przewiduje odwołań od decyzji Jury.

 

6. Jury ma prawo przyznać dodatkowe wyróżnienia.

 

6. Sesja plakatowa - warunki prezentacji

 

1. Organizator  planuje stworzenie sesji plakatowej oraz alternatywnie formę prezentacji e-plakat – jako ustne 3 minutowe wystąpienie na forum plenarnym

 

2. Prace plakatowe nie mogą stanowić więcej niż 50% wszystkich wystąpień podczas PBB 

 

2. Organizator przygotowuje salę do zaprezentowania prac w postaci plakatów podczas wybranego dnia Konferencji.

 

3. Uczestnicy zakwalifikowani do sesji plakatowej powinni przygotować we własnym zakresie plakat w formacie wydruku A1 i pojawić się w miejscu prezentacji prac w formie plakatowej co najmniej 15 min przed rozpoczęciem oceniania prac przez komisję.

 

4. Wszelkie nieujęte kwestie pozostają do decyzji Organizatora.

 

7. Postanowienia końcowe

 

1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w Regulaminie Konferencji.

 

2. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne ze zgodą na przetwarzanie danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu zgłoszenia uczestnictwa
w Konferencji (zgodnie z Ustawą z dnia 29.08.1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) oraz zapoznaniem się z Regulaminem Konferencji dostępnym na stronie internetowej Konferencji.

​

3. Wypełnienie i przesłanie formularza rejestracyjnego przez Uczestnika jest jednoznaczne ze zgodą na wykorzystanie adresu e-mail w celach kontaktowych, publikacji w książce streszczeń oraz informacji o kolejnych edycjach Konferencji Postępy w Badaniach Biomedycznych.

​

3. Kwestie nieobjęte Regulaminem Konferencji są rozstrzygane przez Organizatora.

​

4. Regulamin Konferencji wchodzi w życie z dniem opublikowania na stronie internetowej Konferencji.